Gestión de Compras y Proveedores

Para el manual de la empresa, he resumido los pasos fundamentales vistos en las reuniones, enfocados en mantener la trazabilidad y el orden contable.

1. Solicitud de Cotización (Presupuesto)

El proceso siempre debe iniciar aquí para asegurar que los precios y cantidades sean los correctos antes de comprometer el stock.12

• Creación: Ir a Compras > Nuevo.
• Datos del Proveedor: Seleccionar el proveedor. Si es nuevo, completar CUIT y Responsabilidad Fiscal (ej. Responsable Inscripto) para evitar errores legales.13
• Carga de Productos: Agregar los artículos. Si el precio no se conoce, puede dejarse en $0 hasta recibir la factura.12
• Confirmación: Al hacer clic en Confirmar Orden, el documento pasa a ser una Orden de Compra y genera automáticamente un remito de recepción pendiente.12

2. Recepción de Mercadería (Remitos)

Este paso es el que físicamente ingresa los productos al inventario de Royco.14

• Acceso: Desde la Orden de Compra, hacer clic en el icono del "camioncito" (Recepción).12

• Validación de Cantidades: Verificar si lo recibido coincide con lo pedido.

  • Si llega menos cantidad, el sistema preguntará si se desea crear una "Entrega Parcial" para lo que falta.12
• Trazabilidad (Lotes): Es obligatorio ingresar el Número de Lote (o número de despacho para importados) antes de validar. Se recomienda el formato DDMMAAAA.135
• Validar: Una vez completado, el stock se actualiza automáticamente.12

3. Carga de Factura de Proveedor

La factura se carga de forma asincrónica (puede ser antes o después del remito) pero siempre vinculada a la orden.12

• Crear Factura: Dentro de la Orden de Compra, seleccionar Crear Factura.16
• Datos Obligatorios: Cargar el PDF/Foto del comprobante, el número de factura y la fecha contable (fundamental para el crédito fiscal del mes).13

• Impuestos y Percepciones:

  • Verificar que el IVA sea correcto (21%, 10.5%, etc.).7
  • Agregar manualmente las percepciones de Ingresos Brutos según la jurisdicción (ej. CABA 1%, Buenos Aires 1.5%) si el sistema no las detecta automáticamente.37
• Confirmar: Una vez validada, se genera la deuda en la cuenta corriente del proveedor.12

4. Registro de Pagos

• Desde la Factura: Hacer clic en Registrar Pago.23
• Medios de Pago: Se pueden registrar pagos totales o parciales ("a cuenta").38
• Cheques: Si se paga con cheques propios o de terceros, se debe seleccionar el diario correspondiente para que impacte correctamente en la tesorería.28

Regla de Oro: En Royco no se borran documentos. Si hay un error, se modifica el borrador o se anula/archiva para mantener el historial completo.