Sugerencia de uso del CRM para ROYCO

1. Objetivo funcional

El CRM debería servir para que los cinco vendedores puedan:

• organizar clientes y prospectos por zona;
• registrar oportunidades comerciales reales;
• planificar visitas;
• hacer seguimiento de cotizaciones;
• detectar oportunidades por familia de productos;
• no perder próximos pasos;
• convertir oportunidades maduras en cotizaciones;
• confirmar cotizaciones como órdenes de venta;
• dejar trazabilidad completa de llamadas, visitas, mails, acuerdos y pendientes.

La idea central sería:

Cliente / prospecto → oportunidad → actividades y visitas → cotización → seguimiento → orden de venta

No recomiendo usar Proyecto para esto. Proyecto debería quedar para tareas internas, implementaciones o trabajos operativos posteriores. Para ventas de productos de limpieza, el centro debe ser CRM + Ventas + Calendario + Actividades.

Propuesta funcional para ROYCO

2. Estructura recomendada del pipeline CRM

Podrían usar un pipeline simple, orientado a la venta B2B y distribuidores.

Para ROYCO, yo no haría demasiadas etapas. Si el pipeline tiene 12 o 15 pasos, los vendedores terminan sin actualizarlo. Mejor pocas etapas y bien usadas.

3. Tipos de oportunidades que deberían registrar

No toda interacción con un cliente debería ser una oportunidad. Para evitar ruido, definiría cuándo sí corresponde crear una.

Ejemplos válidos:

En una fábrica con más de mil clientes, si todo se convierte en oportunidad, el CRM se ensucia. La regla debería ser:

Oportunidad = posibilidad concreta de venta futura o desarrollo comercial.

4. Datos clave en cada oportunidad

Para ROYCO agregaría o usaría estos campos:

Esto les permitiría después medir no solo “cuánto vendió cada vendedor”, sino también qué oportunidades se están generando por zona y por línea de producto.

5. Organización de visitas comerciales

Para los vendedores, el CRM debería funcionar como agenda diaria.

Práctica recomendada

Cada vendedor debería tener una vista llamada:

Mis visitas de hoy

Filtrada por:

• vendedor actual;
• actividades tipo “Visita comercial”;
• fecha igual a hoy;
• oportunidades abiertas.

También vistas:

• Mis visitas de esta semana
• Mis oportunidades sin próxima actividad
• Cotizaciones enviadas sin seguimiento
• Clientes a visitar por zona
• Oportunidades calientes
• Oportunidades próximas a cierre

La actividad “Visita comercial” debería estar asociada a una oportunidad o al cliente. Si hay fecha y hora concreta, además se puede generar una reunión en Calendario.

6. Hoja de ruta del vendedor

Para la “ruta” del vendedor, yo propondría dos niveles.

Nivel 1: estándar Odoo

Usar filtros y agrupaciones:

• agrupar oportunidades por vendedor;
• agrupar por provincia/localidad;
• filtrar actividades de visita;
• ordenar por fecha de próxima actividad;
• usar calendario para reuniones;
• usar mapa si tienen módulo o vista compatible con geolocalización/direcciones.

Con esto ya pueden trabajar sin desarrollo fuerte.

Nivel 2: mejora liviana custom

Si quieren algo más potente, haría un pequeño módulo para ROYCO:

royco_crm_sales_route o gestol_crm_sales_route

Funcionalidades:

• campo “Zona comercial” en cliente y oportunidad;
• campo “Día sugerido de visita”;
• campo “Orden de visita”;
• campo “Resultado de visita”;
• botón “Abrir en Google Maps”;
• botón “Marcar visita realizada”;
• botón “Agendar próxima visita”;
• vista tipo lista: Ruta del vendedor;
• filtro por vendedor, fecha, provincia, localidad y zona.

Eso permitiría que cada vendedor vea algo como:

Esto es más adecuado que Proyecto para vendedores de calle.

7. Seguimiento de cotizaciones

Este punto es clave.

La cotización no debería quedar aislada en Ventas. Debería estar vinculada a la oportunidad.

Flujo sugerido:

1. El vendedor trabaja la oportunidad.
2. Cuando el cliente pide precios, genera una cotización desde la oportunidad.
3. La oportunidad pasa a etapa Cotización enviada.
4. Se agenda automáticamente una actividad:
   “Seguimiento de cotización en 48/72 hs”.
5. Si el cliente responde, se ajusta la cotización.
6. Si acepta, se confirma la orden de venta.
7. Si rechaza, se marca como perdida con motivo.

Regla operativa importante:

Toda cotización enviada debe tener una actividad de seguimiento.

Esto evita uno de los problemas más comunes: presupuestos enviados que nadie vuelve a llamar.

8. Tipos de actividades recomendados

Configuraría actividades específicas para ROYCO:

Para productos como mopas, microfibra, carros, barredores, discos abrasivos o herramientas profesionales, puede ser muy útil registrar la familia de producto de interés, porque después permite detectar qué líneas están generando más oportunidades.

9. Segmentación de clientes

Con más de mil clientes, es fundamental clasificar bien la cartera.

Propondría etiquetas o campos como:

Tipo de cliente

• Distribuidor
• Mayorista
• Empresa de limpieza
• Institución
• Industria
• Comercio
• Supermercado / retail
• Cliente potencial
• Cliente inactivo

Estado comercial

• Activo
• Inactivo
• A recuperar
• Potencial alto
• Potencial medio
• Potencial bajo
• Nuevo prospecto

Zona comercial

• AMBA Norte
• AMBA Sur
• CABA
• Interior Buenos Aires
• Centro
• Cuyo
• NOA
• NEA
• Patagonia
• Exportación, si aplica

La segmentación permite que el gerente comercial pueda decir:

“Mostrame oportunidades abiertas de distribuidores del NOA interesadas en carros o estaciones de reciclado”.

10. Uso diario recomendado para los vendedores

Para que el CRM se adopte, el proceso debe ser simple.

Al comenzar el día

El vendedor revisa:

• mis actividades de hoy;
• mis visitas programadas;
• cotizaciones pendientes de seguimiento;
• oportunidades calientes;
• clientes sin contacto reciente.

Durante el día

Registra:

• llamadas realizadas;
• resultado de visitas;
• notas relevantes;
• próxima acción;
• cotizaciones solicitadas.

Al terminar cada visita

Debe cargar:

• resultado de la visita;
• productos de interés;
• si corresponde, crear cotización;
• próxima actividad;
• fecha tentativa de cierre.

Al terminar la semana

El responsable comercial revisa:

• oportunidades creadas;
• visitas realizadas;
• cotizaciones enviadas;
• cotizaciones ganadas;
• cotizaciones perdidas;
• oportunidades sin actividad;
• ventas por vendedor;
• oportunidades por zona y familia de producto.

11. Indicadores recomendados

Para ROYCO propondría estos KPIs comerciales:

El KPI más importante para adoptar CRM sería:

Cantidad de oportunidades abiertas sin próxima actividad = debería tender a cero.

12. Relación con Ventas, Proyecto, Manufactura y Contabilidad

Para ROYCO, yo lo integraría así:

CRM
↓
Cotización
↓
Orden de venta
↓
Entrega / stock / fabricación si corresponde
↓
Factura / cuenta corriente

Proyecto lo usaría solo en casos especiales, por ejemplo:

• desarrollo de un cliente grande;
• acciones internas de marketing o campañas;
• implementación de una nueva línea con tareas internas;
• seguimiento de proyectos comerciales complejos;
• tareas postventa no vinculadas a una venta simple.

Pero para la venta normal de productos, no usaría Proyecto.

Manufactura entra cuando la orden de venta requiere producción, reposición o planificación. Contabilidad entra al facturar, cobrar y analizar cuenta corriente.

13. Reglas operativas que sugeriría formalizar

Estas reglas son importantes para que funcione:

1. Ninguna oportunidad abierta debe quedar sin próxima actividad.
2. Toda visita debe tener resultado registrado.
3. Toda cotización enviada debe tener seguimiento agendado.
4. Toda oportunidad perdida debe tener motivo de pérdida.
5. Toda oportunidad debe tener vendedor asignado.
6. Toda oportunidad debe estar vinculada a un cliente o prospecto.
7. Las oportunidades deben tener familia de producto de interés.
8. Las visitas se gestionan como actividades, no como tareas de proyecto.
9. Las cotizaciones se crean desde la oportunidad.
10. La oportunidad se marca ganada cuando la cotización se confirma como orden de venta.

14. Implementación sugerida por etapas

Etapa 1: configuración base

• Equipos de ventas.
• Cinco vendedores.
• Pipeline comercial.
• Tipos de actividad.
• Etiquetas de clientes.
• Zonas comerciales.
• Motivos de pérdida.
• Plantillas de correo.
• Vista de oportunidades por vendedor.

Etapa 2: agenda y seguimiento

• Actividades obligatorias por etapa.
• Vistas “Mis visitas de hoy”.
• Vistas “Cotizaciones sin seguimiento”.
• Calendario de visitas.
• Reporte semanal por vendedor.

Etapa 3: cotización integrada

• Crear cotizaciones desde oportunidad.
• Seguimiento automático posterior a cotización.
• Revisión de cotizaciones abiertas.
• Conversión a orden de venta.

Etapa 4: ruta comercial

• Campos de zona/localidad.
• Orden de visita.
• Resultado de visita.
• Vista de ruta del vendedor.
• Botón Google Maps/Waze.
• Reporte de visitas realizadas.

Etapa 5: tableros gerenciales

• Pipeline por vendedor.
• Forecast.
• Oportunidades por zona.
• Oportunidades por familia de producto.
• Cotizaciones ganadas/perdidas.
• Clientes inactivos con potencial de recuperación.